Pozor, elektronska sporočila pogosto končajo v nezaželeni pošti in zakaj je to pomembno

Najprej lastni izkušnji.

S sogovornico v večjem podjetju, s katero sva bila v stiku prvič, sva se dogovorila, da ji pošljem informativno ponudbo, ki je bila priložena v formatu pdf. Ker po enem dnevu ni bilo nobenega odziva sem jo poklical in je dejala, da sporočila ni prejela, nakar sva ugotovila, da je bilo v nezaželeni pošti.

V drugem primeru pa sem organizaciji, s katero nismo sodelovali zadnji dve leti, kot poslovni kupec po elektronski pošti poslal povpraševanje. Ker prav tako ni bilo odziva, sem sporočilo poslal še enkrat. Nekoliko slabe volje sem že kontaktiral drugega ponudnika, kjer so mi odgovorili v nekaj urah. Kljub temu sem organizacijo poklical še po telefonu in ugotovili smo, da sta bili obe moji sporočili v nezaželeni pošti.

Kot rečeno, to sicer ni nekaj novega, vendar je v zadnjem času postalo bolj pogosto in v poslovnem smislu bolj moteče.

Zakaj se to dogaja?

Morda ste opazili, da se količina zlonamerne elektronske pošte, ki jo dobivamo vsakodnevno, povečuje in lahko povzroči veliko škodo, če nas prizadene na primer izsiljevalski virus.

Zato so v številnih podjetjih in organizacijah povečali protivirusno zaščito in informacijsko varnost nasploh.

Vendar to vpliva tudi na poslovne odnose in v prodajnem smislu na odnose s kupci.

Predstavljamo si, da enako kot v prvem primeru navežemo stik s potencialnim kupcem in se dogovorimo, da mu v dogovorjenem roku pošljemo informacije, kot je na primer predstavitvena brošura, ki je sporočilu priložimo kot priponko.

Dogovor izpolnimo pravočasno, vendar naše sporočilo konča v nezaželeni pošti.

Kaj se v tem času dogaja pri kupcu?

Če kupcu za naš dogovor ni ravno vseeno, je njegov prvi vtis je, da se ne držimo dogovora in čez nekaj časa, da smo nanj očitno pozabili in smo torej neresni.

Čeprav kupca čez nekaj časa pokličemo po telefonu in ugotovi, da je sporočilo prejel pravočasno, to ne odtehta slabega prvega vtisa, ki ga lahko naredimo samo enkrat.

In še drugi primer.

Kupci nam po elektronski pošti pošiljajo povpraševanja, ki jih precej verjetno ne opazimo, če končajo v nezaželeni pošti.

Ker jim ne odgovorimo, so prepričani, da nismo odzivni in v kratkem, da nismo resni.

Čeprav sporočila kasneje najdemo, jih kontaktiramo in se opravičujemo, slab vtis ponovno ostane in ga ne moremo v celoti popraviti.

Dejstvo je, da nas kupci ocenjujejo po naši odzivnosti in izpolnjevanju dogovorov, pri čemer nam lahko precej škode naredi tako preprosta zadeva, kot je dostavljivost naših elektronskih sporočil.

Kako si pri tem pomagamo?

Prvič, razen, če se kupcem zares mudi, kar je dokaj redko, si pri dogovorih o rokih vzemimo nekaj več časa.

Drugič, dogovor vedno izpolnimo pred rokom in v sporočilo zapišimo prošnjo za potrditev prejema.

Tretjič, če nam prejemnik ne odgovori, ga še v roku za izpolnitev dogovora pokličimo po telefonu in preverimo, ali je prejel naše sporočilo, saj so dokaj pogosti tudi primeri, ko nam kljub prošnji ne odgovorijo.

Tako se izognemo vtisu kupca, da se ne držimo dogovora.

Če ste zaposleni v podjetju, ki ima dokaj strogo urejeno informacijsko varnost, pa je priporočljivo, da vsaj enkrat dnevno pogledate tudi v mapo za prejeto nezaželeno pošto in se izognete neprijetnosti, da spregledate prejeto povpraševanje.

Čeprav se morda zdi povsem banalno, temu vseeno posvetite nekaj pozornosti in se prepričajte, da pri odnosih s kupci elektronska sporočila ne končajo v nezaželeni pošti.

Če imate v zvezi z obravnavano temo vprašanje, ali pri marketingu in/ali prodaji B2B potrebujete pomoč, nam po želji sporočite.